Die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung

Die Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe, die in Österreich durch gesetzliche Bestimmungen im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) geregelt wird. Eine Hausverwaltung ist für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft verantwortlich und dient als Schnittstelle zwischen Eigentümern, Mietern und externen Dienstleistern. In diesem Artikel werden die zentralen Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung im Bereich des Wohnungseigentums dargestellt.

MUSS eine Hausverwaltung bestellt werden?

Zunächst ist festzuhalten, dass es für eine Wohnungseigentumsgemeinschaft keinerlei Verpflichtung gibt, eine Hausverwaltung zu bestellen. Die Liegenschaft könnte ebenso von den Miteigentümern/einem Miteigentümer selbst verwaltet werden.

Sollte sich die Eigentumsgemeinschaft für die Bestellung einer Verwaltung entscheiden, so hat dies im Rahmen der sog. ordentlichen Verwaltung mittels einfachen Mehrheitsbeschlusses zu erfolgen (siehe hierzu § 28 Abs 1 Z 5 WEG). Als Verwalter kann eine natürliche oder juristische Person bestellt werden. Die Bestellung kann auf bestimmte oder auch unbestimmte Zeit erfolgen.

Gesetzliche Grundlagen und Aufgaben

Die Rechtsgrundlage für die Verwaltung von Wohnungseigentum bildet insbesondere das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), das die Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer und der Hausverwaltung regelt. Zudem finden sich im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) wichtige Bestimmungen zur ordentlichen Verwaltung und zur Sorgfaltspflicht des Verwalters. Daneben bestehe auch in anderen wohnrechtlichen Gesetzen noch Bestimmungen, welche von einer Hausverwaltung zu beachten sind (zB HeizKG, usw.)

Die Aufgaben einer Hausverwaltung lassen sich in mehrere Kernbereiche unterteilen:

Technische Verwaltung

Die technische Verwaltung umfasst alle Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums:

• Regelmäßige Inspektion und Wartung von gemeinschaftlichen Einrichtungen (z. B. Heizungsanlagen, Aufzüge, Dach)
• Veranlassung und Überwachung von Reparaturarbeiten
• Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und behördlichen Auflagen
• Koordination von Notfallmaßnahmen (z. B. bei Wasserschäden oder Heizungsausfällen)

Kaufmännische Verwaltung

Die kaufmännische Verwaltung beinhaltet die finanzielle Steuerung und Abrechnung der Liegenschaft:

• Erstellung der Jahresabrechnung und Budgetplanung
• Verwaltung der Betriebskosten und Rücklagen
• Einhebung der Vorschreibungen und Betriebskostenabrechnung
• Mahnwesen bei offenen Zahlungen
• Abschluss und Verwaltung von Versicherungen

Rechtliche Verwaltung

Die Hausverwaltung agiert als Vertreter der Eigentümergemeinschaft und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen:

• Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
• Beachtung von mietrechtlichen Vorschriften
• Vertretung gegenüber Behörden und Dienstleistern
• Abwicklung von Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Liegenschaft

Kommunikation und Service

Ein wichtiger Bestandteil der Hausverwaltung ist die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und externen Dienstleistern:

• Einberufung und Durchführung von Eigentümer- und Hausversammlungen
• Bereitstellung von Informationen zu rechtlichen und finanziellen Angelegenheiten
• Ansprechpartner für Beschwerden und Anliegen der Bewohner

Die gesetzlichen Pflichten einer Hausverwaltung nach dem WEG

Neben den oben genannten Aufgaben hat die Hausverwaltung eine Vielzahl an gesetzlich festgelegten Pflichten, die insbesondere im § 20 WEG geregelt sind. Dazu zählen u.a.:

• Die Wahrung gemeinschaftsbezogener Interessen aller Wohnungseigentümer,
• Auskunftspflicht gegenüber Miteigentümern,
• Legung einer Vorausschau,
• Erstellung einer ordentlichen und richtigen Abrechnung (siehe hierzu im Detail auch § 34 WEG),
• Beschaffung und Bereitstellung eines höchstens 10 Jahre alten Energieausweises für das gesamte Gebäude,
• Hinweispflicht betreffend Rechtsgeschäfte mit Personen in einem familiären oder wirtschaftlichen Naheverhältnis,
• Einholung von zumindest 3 Angeboten bei größeren Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten,
• Einmahnung und ggf. Einklagung von ausständigen Zahlungen anderer Miteigentümer,
• Führung eines (für alle Miteigentümer einsehbares) Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder eines Anderkontos (ebenfalls für alle Miteigentümer einsehbar),
• Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrages (insbesondere Entgelt, Leistungsumfang, usw.),
• Auskunftspflicht über Namen und Zustellanschrift der (anderen) Eigentümer im Zusammenhang mit der Ausübung von Rechten.

Der § 20 WEG enthält jedoch keine abschließende Aufzählung der Pflichten eines Verwalters. Der Abs 9 stellt vielmehr klar, dass die den Verwalter nach den Bestimmungen des ABGB treffenden Verpflichtungen nicht eingeschränkt oder abbedungen werden dürfen. Diese sind in den §§ 1002 ff ABGB geregelt und betreffen insbesondere:

• Pflicht zur redlichen und (in der Regel) höchstpersönlichen Geschäftsbesorgung,
• Treuepflicht,
• Herausgabepflicht (zB hinsichtlich erzielter Zinsen, Skonti, Provisionen, Geschenke, Ablösen, usw.),
• Verschwiegenheitspflicht hinsichtlich anvertrauter oder im Zusammenhang mit der Tätigkeit bekannt gewordener Informationen oder Tatsachen,
• Rechnungslegungspflicht,
• Verbot der Geschenkannahme,
• Verbot der Vollmachtsüberschreitung.

Über das WEG „verstreut“ finden sich noch andere Verpflichtungen (wie zB Einhebung der Rücklage, Geltendmachung des Vorzugspfandrechtes, Festsetzung der monatlichen Akontozahlungen, usw.) auf welche hier nicht näher eingegangen werden kann und evtl. in einem anderen/neuen Beitrag behandelt werden 😊

Die Rechte einer Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung hat aber nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. Dazu zählen insbesondere:

• Entgeltanspruch: Sofern die geschuldete Leistung erbracht wurde, hat die Hausverwaltung Anspruch auf das vereinbarte Entgelt.
• Auslagenersatz: nach § 1014 ABGB ist ein für die Geschäftsbesorgung notwendiger und nützlicher Aufwand zu ersetzen.
• Kündigungsrecht: eine Hausverwaltung kann das Vertragsverhältnis mit der Eigentümergemeinschaft auch aufkündigen (Termine und Fristen sind abhängig von Bestelldauer bzw. das Vorliegen eines Kündigungsgrundes).

Herabsetzung des Entgelts und Schadenersatz

Nach § 20 Abs 10 WEG kann eine grobe Pflichtverletzung durch den Verwalter zu einer Herabsetzung des vereinbarten Entgelts führen. Dieser Anspruch besteht neben jenem auf Schadenersatz, sowie Auflösung des Verwaltungsvertrages.

Der Anspruch kann nur bei grober Pflichtverletzung von der Eigentümergemeinschaft (nicht jedoch nur von einem einzelnen Eigentümer!) geltend gemacht werden und ist im streitigen Verfahren durchzusetzen.

Bei Vorliegen der allgemeinen Voraussetzungen kann zudem Schadenersatz vom Verwalter begehrt/eingeklagt werden.

Auflösung des Verwaltungsvertrages

Das Gesetz unterscheidet im § 21 WEG ob der Verwaltungsvertrag auf bestimmte oder unbestimmte Zeit abgeschlossen wurde:

Kündigung eines auf bestimmte Zeit (mehr als 3 Jahre) abgeschlossenen Verwaltungsvertrages:

• Kündigungsfrist: 3 Monate
• Kündigungstermin: nach Ablauf von 3 Jahren am Ende der Abrechnungsperiode

Kündigung eines auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Verwaltungsvertrages:

• Kündigungsfrist: 3 Monate
• Kündigungstermin: Ende der Abrechnungsperiode

Nach § 21 Abs 3 WEG kann der Verwaltungsvertrag auch jederzeit aus wichtigen Gründen von der Eigentümergemeinschaft gekündigt werden:

• Kündigungsfrist: keine
• Kündigungstermin: jederzeit

Bei grober Pflichtverletzung kann auf Antrag auch nur eines (!) Eigentümers der Verwaltungsvertrag vom Gericht aufgelöst werden. Das Gericht entscheidet über die Auflösung des Verwaltungsvertrages gemäß § 52 Abs 1 Z 8 WEG im Verfahren außer Streit.

Dr. Daniel Köll, MSc

Für weitere Fragen: www.immobilien-praxis-köll.at